Hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán APRO (P1)

Phần mềm Kế toán APRO2012 sử dung hoàn toàn bằng tiếng Việt nên rất thuận tiện cho người dùng. Quý khách hàng có thể đọc Tài liệu hướng dẫn kết hợp với thao tác trên máy tính để làm quen với phần mềm. Để giúp quý khách hàng sử dụng phần mềm, chúng tôi sẽ lần lượt giới thiệu các nghiệp vụ kế toán chính thực hiện trên phần mềm này.

1. Cập nhật Danh mục Tài khoản

 Trong năm dữ liệu đầu tiên, phần mềm nạp sẵn bộ danh mục tài khoản được ban hành kèm theo quyết định số: 48/2006/QĐ-BTC, ngày 14/9/2006, đã được điều chỉnh, sửa đổi theo thông tư số 138/2011/TT-BTC, ngày 04/10/2011 của Bộ tài chinh. Các năm sau, khi tạo năm dữ liệu mới, phần mềm tự động kết chuyển Danh mục Tài khoản từ năm trước sang.

Khi cần mở thêm tài khoản con, sửa số hiệu tài khoản, hoặc sửa các thuộc tính tài khoản bạn vào chức năng Danh mục -> Danh mục tài khoản.

Phần mềm hiển thị Danh mục Tài khoản theo dạng hình cây. Để xem các tài khoản con của một tài khoản, click đúp vào tài khoản đó, nếu không có tài khoản con, nội dung chi tiết của tài khoản sẽ được hiển thị.

Click phải chuột vảo một tài khoản bất kỳ, phần mềm sẽ hiển thị một thực đơn tại chỗ, cho phép bạn thực hiện các chức năng cập nhật dữ liệu đối với tài khoản đó.

Thêm tài khoản con: Khi chọn chức năng này, phần mềm mở cửa sổ: Bổ sung tài khoản chi tiết

-Phần đầu số hiệu TK mới chính là số hiệu TK mẹ, bạn cần thay thế phần ba chấm (…) bằng số hiệu của TK con.

- Nhập tên TK con và các tính chất khác của TK con nếu có.

Cuối cùng nhấn <Bổ sung> để lưu TK mới hoặc <Ra> để đóng cửa sổ thêm TK. Tài khoản mới lập tức được hiển thị trên cây Danh mục TK.

Thay đổi số hiệu TK: Phần mềm mở cửa số: thay đổi số hiệu TK

-Trước hết chọn số hiệu TK mẹ của TK mới

- Nhập số hiệu TK con mới (tài khoản chuyển đến)

- Click vào nút <ghép 2 TK> để chọn, khi đó nếu TK mới đã có trong danh mục, phần mềm sẽ gộp dữ liệu của 2 TK vào TK mới, và bỏ TK cũ. Ngược lại nếu không chọn <ghép 2 TK>, phần mềm sẽ thông báo trùng TK và không thực hiện đổi số hiệu TK cũ.

Nhấn nút <sửa> để thực hiện đổi số hiệu TK, hoặc <ra> để đóng cửa sổ, không đổi số hiệu.

Sửa tính chất tài khoản: Cho phép sửa tên TK, Loại dư, TK có theo dõi đối tượng chi tiết, tính chất khac của TK.

Xóa Tài khoản: Phần mềm kiểm tra TK có đủ điều kiện để xóa không? Các TK tổng hợp, TK còn chứng từ sẽ được thông báo: không thể xóa. Các TK đủ điều kiện, được hỏi lại trước khi xóa.

2. Nhập chứng từ kế toán

Tất cả các loại chứng từ kế toán đều được nhập tại một cửa chung là:

Chứng từ -> Nhập chứng từ kế toán

Cửa sổ nhập chứng từ chia làm 2 phần:

Phần1- phía trên: nhập nội dung chi tiết một chứng từ,

Phần2- phía dưới: hiển thị danh sách chứng từ đã nhập và các nút lệnh điều khiển

Phần1 được chia thành 3 trang:

Trang1 – Bút toán: Nhập dữ liệu chung của chứng từ (loại, số, ngày, tháng, diễn giải, mã vụ việc, ngày nhập, người nhập dữ liệu) và dữ liệu các bút toán trong chứng từ, mỗi bút toán gồm: STT, TK ghi nợ, Đối tượng ghi nợ, TK ghi có, Đối tượng ghi có, Tiền VNĐ, Tiền ngoại tệ, Diễn giải

Trang2 – Kê khai thuế VAT: Nhập dữ liệu kê khai thuế VAT của chứng từ (kí hiệu, số, ngày, loại hóa đơn, tỷ lệ VAT, Tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán, Tên mặt hàng, tiền chưa thuế, tiền thuế) và danh sách các mã hàng, số lượng, đơn giá ghi trên hóa đơn.

Trang3 – Xuất nhập kho: chỉ sử dụng cho Phiếu xuất kho và Phiếu nhập kho, nhập dự liệu xuất/ nhập kho (Mã kho, đơn vị cung cấp, đơn vị nhận hàng, người giao/ nhận hàng) và dữ liệu các mã hàng trên phiếu xuất nhập (Mã vật tư, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền)

Có 2 chế độ làm việc trong khi nhập: chế độ nhập mới và chế độ xem sửa chứng từ.

Nhập chứng từ mới:

Khi bạn mở cửa sổ nhập chứng từ kế toán, phần mềm nạp tất cả các chứng từ đã nhập trong ngày vào danh sách chứng từ ở phần2- phía dưới, và đặt ở chế độ nhập chứng từ mới.

Trong chế độ nhập mới, tất cả các ô dữ liệu đều trống để bạn nhập dữ liệu vào hoặc chọn dữ liệu trong các bảng chọn do phần mềm cung cấp (các ô có bảng chọn: Mã ctừ, TK nợ, Đ.tượng nợ, TK có, Đ.tượng có…)

Cơ chế tìm kiếm và nhập dữ liệu ở ô bảng chọn (áp dụng ở mọi nơi trong PM):

Các ô dữ liệu có bảng chọn được đánh dấu bởi kí hiệu mũi-tên-trỏ-xuống ở bên phải, các bước tìm kiếm và nhập dữ liệu như sau:

1. Click vào mũi tên bên phải để mở bảng chọn, và rê chuột trên thanh cuốn bên phải bảng chọn để tìm dữ liệu cần nhập, click vào dòng dữ liệu để nhập vào ô dữ liệu.

2 Nếu bảng chọn không có dữ liệu (trống), hoặc không tìm thấy dữ liệu cần nhập trên bảng chọn, thì xử lý như sau:

Đặt con trỏ nhập vào ô dữ liệu, gõ một chuỗi kí tự (có thể là dữ liệu cần nhập hoăc một phần của dữ liệu cần nhập hoặc một một cụm từ tiếng việt mà bạn cho là có liên quan đến dữ liệu cần nhập), sau đó gõ <Enter>, phần mềm sẽ tìm trong CSDL các dữ liệu có liên quan đến chuỗi kí tự bạn đưa vào và thiết lập một bảng chọn mới. Thực hiện lại bước 1 để chọn và nhập dữ liệu vào ô.

3. Nếu đã thực hiện bước 2 mà vẫn không tim thấy dữ liệu cần nhập, hoặc biết chính xác đây là dữ liệu mới, chưa có trong cơ sở dữ liệu :

Click vào nút lệnh bổ sung dữ liệu của ô dữ liệu đang nhập (ví dụ bạn đang nhập ô <Đ.tượng nợ> thì Click vào nút <BS ĐTG nợ>). Phần mềm mở một cửa sổ để bạn nhập dữ liệu mới vào bảng chọn, sau khi đóng của sổ này, bạn thực hiện tiếp bước 1 để đưa dữ liệu vào ô đang nhập.

Sau khi đã nhập dữ liệu của chứng từ mới vào các ô dữ liệu, nhấn nút <Ghi/xem> để lưu, phần mềm chuyển sang chế độ xem sửa.

Trong chế độ xem sửa bạn có thể nhập thêm bút toán (đối với chúng từ có nhiều bút toán), nhập thêm mã hàng xuất / nhập (đối với phiếu xuất/ nhập kho) và nhập dữ liệu kê khai thuế VAT (đối với các chứng từ có thuế)

Cuối cùng sau khi đã nhập đủ dữ liệu vào tất cả các phần của một chứng từ, bạn nhấn nút <Nhập mới> để lưu và chuyển sang nhập một chúng từ mới khác.

Lọc tìm, xem, sửa, xóa chứng từ đã nhập

Nếu muốn xem, sửa một hoặc nhiều chứng từ đã có trong cơ sở dữ liệu, nhấn vào nút lệnh <Lọc tìm>, phần mềm mở một cửa số lọc chứng từ.

Bạn gõ các điều kiện tìm kiếm vào các ô dữ liệu phù hợp trên cửa sổ này, sau đó nhấn nút <Lọc>

Phần mềm đóng cửa sổ lọc, tìm các chứng từ thỏa mãn điều kiện, nạp vào danh sách ở Phần2 - phía dưới cửa sổ nhập chứng từ và chuyển sang chế độ xem sửa.

- Trong chế độ xem sửa, khi bạn di chuyển con trỏ trên danh sách chứng từ ở Phần2 - phía dưới, thì toàn bộ dữ liệu của chứng từ ở dòng con trỏ được hiển thị lên các ô dữ liệu của Phần1 – Phía trên.

- Nếu bạn sửa dữ liệu ở một ô dữ liệu và nhấn nút <Ghi- Lưu>, dữ liệu sẽ được sửa và lưu vào chứng từ.

- Trong chế độ xem sửa chứng từ, bạn có thể nhập thêm bút toán mới (nút <thêm bút toán>), sửa bút toán (nút <Xem Sửa Ghi>), xóa bút toán (nút <Xóa bút toán>), xóa chứng từ (nút <Xóa Ctừ>). Nếu muốn chuyển sang chế độ nhập chứng từ mới, nhấn nút <Nhập mới>.

---------------------------

Xem thêm:

 

- Giới thiệu phần mềm Kế toán APRO

- Hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán APRO (P1)

- Hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán APRO (P2)

- Hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán APRO (P3)

- Hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán APRO (P4)