Hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán APRO (P2)

3. Viết phiếu thu, phiếu chi tiền mặt

Tất cả các chứng từ kế toán, (bao gồm cả phiếu thu, chi tiền mặt) đều có thể nhập vào phần mềm từ cửa Nhập chứng từ kế toán ở mục 2.

Đối với việc thu, chi tiền mặt, bộ phận kế toán đảm nhiệm cả công việc phát hành chứng từ (lập và in phiếu thu, chi), để phục vụ cho việc in phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, phần mềm có thêm 2 mục thực đơn:

- Chứng từ -> Viết phiếu thu tiền

 - Chứng từ -> Viết phiếu chi tiền

Cách thức vận hành 2 chức năng này tương tự như chức năng nhập chứng từ kế toán. Điểm khác là các ô dữ liệu chỉ dành cho viết phiếu thu chi và kê khai thuế VAT, có thêm nút lệnh in phiếu.

4. Nhập số dư tài khoản đầu năm/ đầu kỳ

Niên độ kế toán được tính bằng năm, trong đó số dư tài khoản đầu năm (ngày 01/01/…) là một dữ liệu gốc cơ bản để tính toán và tổng hợp dữ liệu. Trong năm đầu tiên sử dụng phần mềm, số dư tài khoản phải được nhập vào cơ sở dữ liệu, các năm tiếp theo, phần mềm sẽ kết chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm sau.

Công việc này được thực hiện bởi chức năng: Đầu kỳ -> Nhập số dư tài khoản đầu kỳ.

Cửa sổ nhập số dư tài khoản đầu kỳ gồm 2 phần:

Phần1- phía trên: gồm các ô dữ liệu hiển thị nội dung chi tiết số dư đầu kỳ của một tài khoản (số hiệu TK, tên TK, dư nợ VNĐ, dư có VNĐ, dư nợ NTE, dư có NTE), và các nút lệnh điều khiển nhập dữ liệu: <Nhập mới>, <xem-sửa>, <xóa>

Phần2 – phía dưới: Hiển thị danh sách các tài khoản có số dư đầu kỳ đã nhập vào cơ sở dữ liệu, và các nút lệnh điều khiển <Lấy số dư từ năm trước>, <in số dư đầu kỳ>

Có 2 chế độ làm việc: Nhập mới và xem sửa dữ liệu, chuyển đổi chế độ làm việc bằng cách click vào nút lệnh <Nhập mới> hoặc <xem-sửa>.

Nhập số dư các TK mới:

Trong chế độ nhập mới các ô dữ liệu phía trên đều để trống để bạn nhập dữ liệu vào hoặc chọn dữ liệu từ bảng chọn được cung cấp bởi phần mềm (ô dữ liệu có bảng chọn được đánh dấu bởi kí hiệu <mũi tên trỏ xuống> ở bên phải, Click vào mũi tên để mở bảng chọn)

Khi đã nhập đủ dữ liệu số dư một TK, nhấn nút <Nhập mới> để lưu và nhập tiếp số dư TK mới, hoặc nhấn nút <xem-sửa> để lưu và chuyển sang chế độ xem, sửa, xóa số dư TK

Sửa, xóa số dư TK đã nhập:

Trong chế độ xem sửa, khi di chuyển con trỏ trên danh sách TK đã nhập số dư (ở phần2 – phía dưới) thì các nội dung dữ liệu số dư của TK ở dòng có con trỏ được hiển thị lên các ô dữ liệu ở phần1 – phía trên. Nếu bạn sửa một/ hoặc nhiều ô dữ liệu và click nút <ghi-lưu> phần mềm sẽ lưu các thay đổi vào cơ sở dữ liệu.

Để xóa số dư một TK, đặt con trỏ vào TK đó, nhấn nút <Xóa>.

Kết chuyển số dư cuối năm trước sang số dư TK đầu năm nay

Từ năm kế toán thứ 2 sử dụng phần mềm, bạn không phải nhập số dư TK đầu năm, mà sử dụng nút lệnh <Lấy số dư từ năm trước> để kết chuyển số dư TK cuối năm trước sang đầu năm sau. Khi thực hiện chức năng này cần chú ý các điểm sau:

- Phải thực hiện hạch toán năm trước xong (đến hết tháng 12 năm trước)

- Khi kết chuyển số dư, toàn bộ dữ liệu số dư TK năm nay đã nhập sẽ bị xóa và thay thế bởi số dư TK cuối năm trước chuyển sang.

5. Nhập số dư đầu năm (đầu kỳ) của Đối tượng chi tiết TK

Khi một TK được đánh dấu trong danh mục TK là có chi tiết theo đối tượng (ví dụ: TK 131 - phải thu của khách hàng chi tiết theo đối tượng khách hàng, TK 331- phải trả người bán chi tiết theo đối tượng nhà cung cấp…), thì phần mềm sẽ quản lý số dư và chứng từ phát sinh của TK đó theo các đối tượng chi tiết.

Số dư đầu năm đối tượng chi tiết TK (gọi tắt là số dư đối tượng) là dữ liệu gốc để tổng hợp Sổ chi tiết công nợ, Bảng cân đối phát sinh công nợ. Số dư đầu năm đối tượng được nhập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu (năm đầu tiên), hoặc kết chuyển từ số dư đối tượng cuối năm trước sang.

Công việc này thực hiện bởi chức năng: Đầu kỳ -> Nhập số đầu kỳ - đối tượng.

Cửa sổ nhập số dư đối tượng đầu kỳ gồm 3 phần:

Phần-trên: là các ô dữ liệu để nhập và hiển thị dữ liệu số dư đầu kỳ của một đối tượng.

Phần-giữa: Danh sách các đối tượng có số dư đầu kỳ đã nhập của một TK có chi tiết theo đối tượng

Phần-dưới: Là danh sách các TK có chi tiết theo đối tượng.

Khi mở chức năng này, phần mềm nạp danh sách các TK có chi tiết theo đối tượng (được xác định bởi chức năng Cập nhật Danh mục TK) vào Phần-dưới.

Việc nhập số dư đối tượng được thực hiện lần lượt cho từng TK của danh sách này.

Nhập số dư đối tượng cho một TK

Đặt con trỏ vào một TK trong danh sách ở Phần-dưới để bắt đầu nhập số dư đối tượng cho TK này. Ở Phần-giữa sẽ hiển thị danh sách các đối tượng có số dư đã nhập. Có 2 chế độ làm việc trong khi nhập dữ liệu là Nhập-mới và Xem-sửa, được luân chuyển bởi các nút lệnh <Nhập mới> và <xem-sửa>

Nhập số dư đối tượng mới: Click nút <Nhập mới>, trong chế độ nhập mới các ô dữ liệu ở Phần-trên đều để trống để bạn nhập vào hoặc lấy dữ liệu từ bảng chọn (đối với các ô có bảng chọn).

Cần chú ý: nắm vững cơ chế tìm kiếm và nhập dữ liệu ở ô có bảng chọn đã được hướng dẫn ở mục Nhập chứng từ kế toán.

Khi đã nhập đủ dữ liệu (đối tượng và số dư), nhấn nút <Nhập mới> để lưu và chuyển sang nhập số dư đối tượng khác.

Xem sửa xóa số dư đối tượng: Click nút <xem-sửa>. Trong chế độ xem-sửa, khi di chuyển con trỏ trên danh sách đối tượng đã nhập số dư (Phần-giữa), dữ liệu số dư đầu kỳ của đối tượng ở vị trí con trỏ sẽ hiển thị trên các ô dữ liệu của Phần-trên.

Nếu bạn sửa một/ hoặc nhiều ô dữ liệu và nhấn nút <ghi-lưu> phần mềm sẽ lưu các thay đổi vào cơ sở dữ liệu.

Để xóa một số dư đối tượng, đặt con trỏ vào đối tượng đó, nhấn nút <Xóa>.

Kết chuyển số dư cuối năm trước sang số dư đối tượng đầu năm nay

Từ năm kế toán thứ 2 sử dụng phần mềm, bạn không phải nhập Số dư Đối tượng đầu năm nữa, mà sử dụng nút lệnh <Lấy số dư từ năm trước> để kết chuyển số dư Đối tượng cuối năm trước sang đầu năm sau. Khi thực hiện chức năng này cần chú ý các điểm sau:

- Phải thực hiện chức năng: Tổng hợp -> Cân đối công nợ - đối tượng, lên cân đối từ đầu năm đến tháng 12 của năm trước xong (để có số dư đối tượng cuối năm trước)

- Khi kết chuyển số dư, toàn bộ dữ liệu số dư đối tượng đã nhập sẽ bị xóa và thay thế bởi số dư đối tượng cuối năm trước chuyển sang.

 

Từ khóa: phần mềm kế toán, sử dụng phần mềm

Xem thêm:

 

- Giới thiệu phần mềm Kế toán APRO

- Hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán APRO (P1)

- Hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán APRO (P3)

- Hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán APRO (P4)