Hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán APRO (P3)

 6. Lập sơ đồ hạch toán

Sơ đồ hạch toán cung cấp dữ liệu tham số cho phần mềm để thực hiện Hạch toán kết quả kinh doanh của một tháng

Có 3 loại dữ liệu trong sơ đồ hạch toán: Dữ liệu bước hạch toán, dữ liệu bút toán phân bổ và dữ liệu bút toán kết chuyển trong mỗi bước hạch toán.
Để lập sơ đồ hạch toán, mở thực đơn chính, -> Click vào chức năng:

Danh mục -> Sơ đồ các bước hạch toán.

Cửa số lập sơ đồ hạch toán chia làm 2 phần:

Phần-trên: Nhập và hiển thị dữ liệu các bước hạch toán.

 Phần-dưới: Nhập dữ liệu các bút toán phân bổ, kết chuyển của một bước hạch toán. Phần này gồm 2 trang: Bút-toán-phân-bổ và Bút-toán-kết-chuyển

Nhập dữ liệu bước hạch toán

Ở phần trên, bên trái là danh sách các bước hạch toán, sắp xết theo thứ tự 1,2,3…

Bên phái là các ô dữ liệu chi tiết của một bước hạch toán, và các nút lệnh điều khiển.

Có 2 chế độ làm việc: nhập-mới (nhập bước hạch toán mới) và xem-sửa (sửa, xóa bước hạch toán) được luân chuyển bởi nút lệnh <Thêm bước> và <ghi-xem sửa>

Để thêm một bước hạch toán vào sơ đồ, Click nút <Thêm bước>, nhập dữ liệu vào các ô trống bên phải, nhấn nút <Ghi-xem sửa> để lưu bước mới và chuyển sang chế độ xem-sửa, hoặc nhấn nút <Thêm bước> để lưu và nhập mới một bước khác.

Để xem sửa dữ liệu một bước hạch toán: Click nút <Ghi-xem sửa>. -> Click vào một bước trong danh sách ở bên trái, dữ liệu của bước hạch toán sẽ được hiển thị trên các ô phía bên phải, -> Sửa dữ liệu trong các ô và nhấn nút <Ghi-xem sửa> để lưu lại. Để xóa một bước hạch toán, nhấn nút <xóa>, phần mềm sẽ hỏi lại, nếu bạn đồng ý, toàn bộ dữ liệu về bước hạch toán và các bút toán phân bổ, kết chuyển của bước hạch toán sẽ được xóa khỏi CSDL.

Nhập bút toán phân bổ của một bước hạch toán.

Dữ liệu các bút toán phân bổ được nhập ở trang bút-toán-phân-bổ của phần-dưới.

Trên trang này chia làm 2 nửa: nửa bên trái nhập và hiển thị các TK cần phân bổ (TK phân bổ), nửa bên phải nhập và hiển thị các TK được phân bổ (TK đích) cùng với các tham số phân bổ khác.

Trước tiên bạn phải chọn một bước hạch toán (Click vào một dòng trong danh sách bước hạch toán ở phần-trên), -> Click vào trang bút-toán-phân-bổ, dữ liệu về các bút toán phân bổ đã nhập của bước hạch toán sẽ được hiển thị. Bên trái là danh sách các TK phân bổ. nửa bên phải hiển thị danh sách các TK đích được phân bổ của một TK phân bổ trong danh sách bên trái (ở vị trí con trỏ).

Nhập bút toán phân bổ mới: Click nút lệnh <Bút toán PB mới>,

->Tại ô <Tài khoản phân bổ>, chọn một tài khoản cho bút toán mới. Vì một TK phân bổ có thể lập nhiều bút toán nên chỉ bút toán đầu tiên (chưa có trong danh sách TK phân bổ) thì mới chọn TK mới, các bút toán tiếp theo, cần giữ nguyên TK phân bổ từ bút toán trước.

-> Tại các ô còn lại nhập dữ liệu, hoặc lấy từ bảng chọn do phần mềm cung cấp.

-> Nhấn nút <Bút toán PB mới > để lưu và nhập tiếp một bút toán phân bổ khác.

Xem, Sửa, xóa bút toán phân bổ: Click nút lệnh <Ghi-Xem sửa>

->Đăt con trỏ vào một dòng của danh sách TK phân bổ (bên trái), nửa bên phải sẽ hiển thị danh sách các Tk đích được phân bổ của TK phân bổ được chọn. Di chuyển con trỏ trên danh sách bên phải, nội dung dữ liệu của bút toán phân bổ tương ứng sẽ hiển thị lên các ô dữ liệu phía dưới.

->Sửa dữ liệu trong các ô phía dưới, -> nhấn nút <Ghi-Xem sửa> để lưu các thay đổi vào bút toán.

-> Click nút <xóa bút toán PB> để xóa xóa bút toán phân bổ đang xem.

Nhập dữ liệu bút toán kết chuyển của một bước hạch toán.

Dữ liệu bút toán kết chuyển được nhập ở trang bút-toán-kết-chuyển của phần-dưới.

Phía trên trang là danh sách các bút toán kết chuyển đã nhập của bước hạch toán,

Phía dưới là các ô dữ liệu nhập và hiển thị nội dung các bút toán phân bổ, và các nút lệnh điều khiển nhập bút toán mới, xem, sửa, xóa các bút toán đã nhập.

Các thao tác nhập dữ liệu bút toán kết chuyển tương tự như với bút toán phân bổ.

Các điểm cần lưu ý khi nhập bút toán phân bổ, kết chuyển của một bước hạch toán.

-Việc nhập bút toán phân bổ/ kết chuyển chỉ thực hiện khi đang ở chế độ xem-sửa một bước hạch toán.

Mỗi bút toán (phân bổ/ kết chuyển) của sơ đồ hạch toán luôn có 2 nhóm TK là:

-TK nguồn: TK phân bổ, TK kết chuyển

-Tk đích: TK được phân bổ , TK được kết chuyển

Trong đó TK nguồn có thể là một tài khoản tổng hợp, hoăc một tài khoản chi tiết, còn TK đích luôn là một TK chi tiết.

Khi TK nguồn là một TK chi tiết, thì mỗi bút toán trên sơ đồ chỉ sinh ra một bút toán thực, khi thực hiện bước hạch toán (khi TK nguồn có số dư)

Khi TK nguồn là một TK tổng hợp, thì khi thực hiện bước hạch toán, phần mềm sẽ thay thế TK_nguồn này bằng lần lượt các TK con có số dư của nó, để tạo ra nhiều bút toán thực.

7.Tổng hợp dữ liệu cuối tháng

Sau khi cập nhật danh mục tài khoản, nhập chứng từ kế toán, nhập số dư đầu năm của TK và đối tượng và lập sơ đồ các bước hạch toán xong, chúng ta có thể bắt tay vào tổng hợp dữ liệu để làm cơ sở cho việc lập báo cáo tài chinh và các sổ kế toán.

Tổng hơp Bảng cân đối phát sinh tài khoản

Bảng cân đối phát sinh TK, gọi tắt là bảng cân đối TK, được lập theo tháng, cho tất cả các tháng trong năm và cho tất cả các TK chi tiết có số dư đầu tháng hoặc có phát sinh trong tháng. Bảng cân đối TK là dữ liệu tổng hợp quan trọng nhất làm cơ sở cho việc lập các báo cáo tài chính và các sổ kế toán của phần mềm kế toán.

Để thực hiện tổng hợp Bảng cân đối TK, mở thực đơn và Click vào chức năng: Tổng hợp -> Bảng cân đối tài khoản.

Thao tác trên chức năng này rất đơn giản. Bạn có thể tổng hợp Bảng cân đối TK từ đầu năm đến tháng cuối cùng, chỉ với 1 lần nhấn nút lệnh <Cân đối TK>. Bạn có thể xem bảng cân đối TK của một tháng bất kỳ đã tổng hợp bằng cách chọn tháng cần xem và nhấn nút lệnh <xem CDTK>.

Hạch toán kết quả kinh doanh

Hạch toán kết quả kinh doanh, là một chuỗi các thao tác tổng hợp và xử lý dữ liệu, trên Bảng cân đối TK, được bắt đầu bằng: tổng hợp Bảng cân đối TK khoản của một tháng, sau đó chia thành các bước, ở mỗi bước gồm 2 thao tác theo thứ tự :

1.Lập và bổ sung vào chứng từ kế toán các bút toán phân bổ kết chuyển, dựa trên sơ đồ hạch toán và số dư các tài khoản trên Bảng cân đối TK tháng đang hạch toán.

2.Lập lại Bảng cân đối TK tháng, sau khi đã bổ sung các bút toán phân bổ / kết chuyển vào chứng từ.

Kết quả Hạch toán kết quả kinh doanh là tạo ra bảng cân đối TK mới của tháng hạch toán, trong đó tất cả tài khoản trung gian đã được khóa sổ (có số dư cuối = 0). Kết quả kinh doanh được thể hiện ở số phát sinh và số dư TK 4212- Lãi chưa phân phối. Chỉ có bảng cân đối TK sau hạch toán KQKD mới đủ điều kiện để lập các báo cáo tài chính.

Để thực hiện Hạch toán kết quả kinh doanh, mở thực đơn và Click vào chức năng: Tổng hợp -> Hạch toán kết quả kinh doanh tháng

Thao tác của chức năng này giống như Tổng hợp bảng cân đối TK, chỉ có một điểm khác là: Mỗi lần nhấn nút lệnh <hạch toán> chỉ có thể thực hiện hạch toán KQKD cho một tháng, muốn hạch toán KQKD cho nhiều tháng bạn phải thực hiện nút lệnh nhiều lần.

Tổng hợp bảng cân đối phát sinh của các đối tượng chi tiết TK

Bảng cân đối phát sinh của các đối tượng chi tiết TK gọi tắt là Bảng cân đối đối tượng (còn gọi là Bảng cân đối công nợ), được lập theo tháng, cho tất cả các đối tượng có số dư đầu tháng hoặc có phát sinh trong tháng. Dữ liệu tổng hợp này là cơ sở để lập các báo cáo quản trị và số kế toán như: số chi tiết công nợ, bảng cân đối công nợ.
Để tổng hợp bảng cân đối đối tượng, vào chức năng:

Tổng hợp -> Bảng cân đối Công nợ - Đối tượng

Với chức năng này bạn có thể tổng hợp bảng cân đối đối tượng từ đầu năm đến tháng cuối cùng chỉ bằng 1 lần Click nút lệnh <Lên cân đối>. Bạn có thẻ xem bảng cân đối đối tượng của một tháng bất kỳ đã tổng hợp bằng cách chọn tháng cần xem và nhấn nút lệnh <xem cân đối>.

(Còn tiếp)

 

Từ khóa: phần mềm kế toán, sử dụng phần mềm

Xem thêm:

 

- Giới thiệu phần mềm Kế toán APRO

- Hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán APRO (P1)

- Hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán APRO (P2)

- Hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán APRO (P4)