Hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán APRO (P4)

8. Lập báo cáo và số kế toán

Báo cáo và sổ kế toán có thể lập cho một tháng hoặc từ tháng … đến tháng. Để lập được báo cáo, bạn phải thực hiện xong phần tổng hợp dữ liệu các tháng thuộc phạm vi cần báo cáo.

Có 3 nhóm báo cáo chính là:

- Báo cáo quản trị và số kế toán

- Báo cáo thuế VAT

- Báo cáo tài chính.

Báo cáo quản trị và số kế toán

Bảng cân đối phát sinh tài khoản

Thực hiện: Click vào chức năng: Báo cáo -> Bảng cân đối phát sinh TK

Bảng cân đối phát sinh tài khoản được lập từ tháng … đến tháng ….

Điều kiện để lập báo cáo là đã cân đối TK đến tháng cuối lập báo cáo, không yêu cầu phải hạch toán kết quả kinh doanh.

Trên cửa số lập báo cáo có nút lệnh <Cân đối tài khoản> để tổng hợp lại bảng cân đối TK từ tháng đầu lập báo cáo đến tháng cuối có chứng từ. Chỉ sử dụng nút lệnh này khi có sửa chứng từ ở các tháng trước mà chưa tổng hợp lại bảng cân đối TK.

Kết quả báo cáo được hiển thị trên màn hình, có thể giới hạn xem báo cáo trên một nhóm TK bằng cách chọn một TK trong ô dữ liệu <Tài khoản>.

Khi xem báo cáo trên màn hình, Bạn có thể đặt con trỏ vào một dòng TK và nhấn nút lệnh <Sổ chi tiết> để mở số chi tiết phát sinh của TK đó. Khi đóng sổ chi tiết TK, con trỏ lại trở về báo cáo.

Để in báo cáo ra giấy nhấn nút lệnh <In B,cáo>.

Sổ chi tiết phát sinh tài khoản (Sổ cái)

Thực hiện: Click vào chức năng: Báo cáo -> Sổ chi tiết tài khoản (sổ cái)

Sổ chi tiết phát sinh tài khoản, gọi tắt là Sổ chi tiết TK (còn gọi là sổ cái) được lập từ tháng… đến tháng…, cho một tài khoản bất kỳ có số dư hoặc có phát sinh trong thời gian lập báo cáo.

Điều kiện để lập Sổ chi tiết TK là đã cân đối TK đến tháng cuối lập báo cáo, không yêu cầu phải hạch toán kết quả kinh doanh.

Có thể lập Sổ chi tiêt TK cho một TK chi tiết hoặc một TK tổng hợp, bằng cách chọn giá trị ô dữ liệu <Loại tài khoản>.

Có thể lập Số chi tiết TK cho một cặp TK đối ứng bằng cách chọn một tài khoản đối ứng trong ô dữ liệu: <TK đối ứng>.

Kết quả lập sổ được hiển thị lên màn hình, nếu có chứng từ chưa được tổng hợp vào sổ, Click vào nút lệnh <Cân đối tài khoản> để tổng hợp lại Bảng cân đối TK của tháng cuối và cập nhật lại sổ chi tiết TK

Khi xem Sổ chi tiết phát sinh TK trên màn hình, Bạn có thể đặt con trỏ vào một dòng phát sinh và nhấn nút lệnh <Sửa chứng từ> để mở cửa sổ xem sửa chứng từ kế toán đã tạo ra phát sinh trên TK. Khi đóng cửa sổ sửa chứng từ, con trỏ lại trở về Sổ chi tiết TK.

Để in Sổ ra giấy nhấn nút lệnh <In B,cáo>. Sổ chi tiết TK tiền mặt có tên là Số quỹ tiền mặt, sổ chi tiết TK tiền gửi NH là Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết các TK khác có tên là Sổ cái.

Bảng cân đối phát sinh đối tượng chi tiết TK

Bảng cân đối phát sinh đối tượng chi tiết TK, gọi tắt là bảng cân đối đối tượng, (còn gọi là bảng cân đối công nợ vì hầu hết TK chi tiết đối tượng là TK theo dõi công nợ) được lập từ tháng… đến tháng…, cho tất cả các đối tượng có số dư hoặc phát sinh trong kỳ, của tất cả các TK có chi tiết đối tượng.

Thực hiện: Click vào chức năng: Báo cáo -> Bảng cân đối phát sinh Đ.tượng – Công nợ

Điều kiện để lập báo cáo là đã cân đối đối tượng đến tháng cuối lập báo cáo

Trên cửa số lập báo cáo có nút lệnh <Tính lại công nợ> để tổng hợp lại bảng cân đối đối tượng từ đầu năm đến tháng cuối có chứng từ. Chỉ sử dụng nút lệnh này khi có sửa chứng từ, sửa số dư đối tượng đầu năm, hoặc có chứng từ mới nhập mà chưa tổng hợp lại bảng cân đối đối tượng.

Kết quả báo cáo được hiển thị trên màn hình. Tại mỗi thời điểm, chỉ có các đối tượng của một TK được hiển thị. Bạn phải chọn một TK tại ô dữ liệu <Tài khoản> để xem cân đối phát sinh đối tượng của TK đó.

Có thể tìm kiếm để hiển thị chỉ một số đối tượng bằng cách gõ từ khóa tìm kiếm vào ô <Lọc khách hàng/ đối tượng> và nhấn nút <Tìm>.

Khi xem báo cáo trên màn hình, Bạn có thể đặt con trỏ vào một dòng (đối tượng) và nhấn nút lệnh <Sổ chi tiết> để mở số chi tiết phát sinh của đối tượng đó. Khi đóng sổ chi tiết đối tượng, con trỏ lại trở về báo cáo.

Để in báo cáo ra giấy nhấn nút lệnh <In B,cáo>.

Sổ chi tiết phát sinh đối tượng - Sổ chi tiết công nợ

Sổ chi tiết phát sinh đối tượng, gọi tắt là số chi tiết đối tượng (hay Số chi tiết công nợ) được lập từ tháng…đến tháng…cho mỗi đối tượng chi tiết tài khoản, của các TK có đối tượng.

Điều kiện để lập sổ là đã cân đối đối tượng đến tháng cuối lập sổ.

Thực hiện: Click vào chức năng: Báo cáo -> Sổ chi tiết phát sinh đối tượng – công nợ, -> Chọn thời gian lập số từ tháng…đến tháng…, -> chọn 1 tài khoản, -> chọn một đối tượng chi tiết, -> Click nút lệnh <Tổng hợp P.sinh>.

Kết quả lập sổ được hiển thị trên màn hình. Nếu muốn hiển thị số dư của đối tượng sau mỗi chứng từ phát sinh, nhấn nút <Tính số dư>.

Khi xem Sổ chi tiết đối tượng trên màn hình, Bạn có thể đặt con trỏ vào một dòng chứng từ phát sinh và nhấn nút lệnh <Sửa chứng từ> để mở cửa sổ xem sửa chứng từ kế toán đã tạo ra phát sinh. Khi đóng cửa sổ sửa chứng từ, con trỏ lại trở về Sổ chi tiết đối tượng.

Để in Sổ ra giấy nhấn nút lệnh <In báo cáo>

Báo cáo thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Bảng kê hóa đơn thuế GTGT mua vào – bán ra

Bảng kê hóa đơn, chứng từ, hàng hóa, dịch vụ mua vào/ bán ra là báo cáo lập hàng tháng để nộp cho cơ quan quản lý thuế, chia thành 2 loại bảng kê mua vào và bảng kê bán ra.

Điều kiện lập báo cáo là đã nhập đầy đủ chứng từ kế toán của tháng lập báo cáo.

Thực hiện: Click vào chức năng: Báo cáo -> Bảng kê hóa đơn thuế GTGT mua vào - bán ra, -> Chọn tháng lập báo cáo, -> chọn Mua vào/ Bán ra, -> Click nút lệnh <Tổng hợp>.

Kết quả báo cáo được hiển thị trên màn hình.

Khi xem bảng kê hóa đơn trên màn hình, Bạn có thể đặt con trỏ vào một dòng hóa đơn, nhấn nút lệnh <Sửa chứng từ> để mở cửa sổ xem sửa chứng từ kế toán có kê khai hóa đơn đang xem. Khi đóng cửa sổ sửa chứng từ, con trỏ lại trở về Sổ chi tiết đối tượng.

Để in bảng kê hóa đơn ra giấy nhấn nút lệnh <In báo cáo>

Trên cửa sổ lập báo cáo có nút lệnh <Xuất ra HTKK>, sau khi in báo cáo ra giấy, bạn nhấn nút lệnh này để xuất dữ liệu kê khai ra một file excel, (theo mẫu của cơ quan thuế), để gửi cho cơ quan quản lý thuế cùng với bảng kê giấy.

Tờ khai thuế GTGT

Tờ khai thuế GTGT là báo cáo lập hàng tháng cùng với bảng kê hóa đơn mua vào bán ra để nộp cho cơ quan thuế.

Điều kiện lập báo cáo là đã nhập đầy đủ chứng từ kế toán của tháng lập báo cáo, và đã tổng hợp tờ khai đến tháng trước.

Thực hiện: Click vào chức năng: Báo cáo -> Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT)

-> Chọn tháng lập báo cáo, -> Click nút lệnh <Lập tờ khai>.

Báo cáo Tờ khai thuế GTGT của một tháng sử dụng dữ liệu của báo cáo tháng trước, nên bạn phải lập báo cáo một cách tuần tự, bắt bầu từ tháng đầu tiên có dữ liệu trong năm, mỗi lần Click nút lệnh chỉ lập báo cáo cho một tháng (tiếp theo của các tháng đã lập).

Kết quả lập báo cáo được hiển thị lên màn hình, Bạn có thể xem tờ khai thuế GTGT của một tháng bất kỳ trong các tháng đã lập báo cáo, bằng cách chọn một tháng ở ô dữ liệu: <xem tờ khai đã lập tháng>, và Click nút lệnh <Xem tờ khai>.

Nhập giá trị điều chỉnh tăng, giảm thuế GTGT mua vào và bán ra kỳ trước vao tờ khai kỳ này:

Trên cửa sổ lập tờ khai thuế GTGT có 9 ô dữ liệu điều chỉnh, được đánh đấu bằng mã số: [18],[19],[20],[21],[34],[35],[36],[37],[42], tương ứng với 9 mục dữ liệu điều chỉnh có cùng mã số, trong tờ khai Thuế GTGT, (ví dụ ô điều chỉnh mã số [18] tương ứng với mục có mã số [18] trên tờ khai).

Khi xem Tờ khai của một tháng, có thể nhập dữ liệu điều chỉnh (tăng, giảm thuế GTGT mua vào, bán ra) của kỳ trước vào các ô dữ liệu điều chỉnh trên, sau đó nhấn nút lệnh <Ghi điều chỉnh> để lưu các giá trị điều chỉnh vào mục dữ liệu có mã số tương ứng của tờ khai kỳ này.

Nếu tờ khai của một tháng đã nhập giá trị điều chỉnh thì các giá trị này sẽ được hiển thị lên các ô dữ liệu điều chỉnh tương ứng, khi xem tơ khai.

Để in báo cáo, click nút lệnh <In tờ khai>

(Còn tiếp)

Từ khóa: phần mềm kế toán, sử dụng phần mềm, giảm thuế giá trị gia tăng VAT

Xem thêm:

- Giới thiệu phần mềm Kế toán APRO

- Hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán APRO (P1)

- Hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán APRO (P2)

- Hướng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán APRO (P3)