Hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý vật tư - kho MATMAN (P4)


V. CẬP NHẬT CÁC BỘ DANH MỤC

Các bộ danh mục (hay từ điển) là các bảng dữ liệu được phần mềm tạo ra, dựa trên một thuộc tính dữ liệu được quản lý trong CSDL. Ví dụ: danh mục vật tư được tạo ra từ thuộc tính Vật tư hàng hóa, danh mục nhà cung cấp được tạo ra từ thuộc tính Đơn vị bán hàng trong các phiếu xuất nhập…vv. Một bộ danh mục có 2 cột dữ liệu chính là Mã và Tên, tùy theo yêu cầu quản lý mà có thể có thêm các cột dữ liệu khác, ví dụ Danh mục vật tư có thêm cột: Đơn vị tính, Danh điểm.

Các bảng danh mục có vai trò như một công cụ quản lý và xử lý dữ liệu: Khi một thuộc tính dữ liệu có bảng danh mục đi kèm, thì giá trị thuộc tính đó được lưu trữ bởi giá trị mã của danh mục. Khi nhập dữ liệu, thay vì gõ trực tiếp, dữ liệu được nhập từ bảng chọn do danh mục cung cấp. Khi lập báo cáo và tổng hợp dữ liệu phần mềm cũng căn cứ vào danh mục để thực hiện. Sử dụng công cụ danh mục làm cho công việc quản lý, xử lý nhanh hơn, tiện lợi và chính xác hơn.

5.1. Danh mục vật tư hàng hóa

Bảng danh mục vật tư gồm các cột dữ liệu: Mã vật tư, Danh điểm, Tên vật tư, đơn vị tính, Đơn giá nội bộ.

Trong kho dữ liệu quản lý vật tư, danh mục vật tư thường có số lượng bản ghi (dòng) tương đối lớn, (đến chục nghìn), làm cho việc sử dụng nó trở nên chậm chạp, kém hiệu quả, Để khắc phục nhược điểm này, cột mã trong danh mục vật tư được thiết kế có cấu trúc nhóm gồm 3 phần lồng nhau:

-Phần thữ nhất: Nhóm 1, gồm 2 ký tự, mã hóa các cụm hàng (hay nhóm mẹ)

-Phần thứ 2: Nhóm 2, gồm 2 ký tự nhóm 1 + 2 ký tự số (từ 0-9), mã hóa các nhóm con vật tư trong một cụm hàng (nhóm mẹ). độ dài nhóm 2 = 4 ký tự.

- Phần thứ 3: Mã vật tư chi tiết, gồm các ký tự của nhóm 2 + môt gạch nối (-) + 3 ký tự số (0-9), mã hóa các mã hàng chi tiết trong một nhóm 2, độ dài mã vật tư chi tiết = 8 ký tự.

Với cấu trúc này cho phép quản lý, nhập, lưu trữ, xử lý và tổng hợp dữ liệu vật tư theo 3 cấp: nhóm cấp 1, nhóm cấp 2 và mã vật tư chi tiết.

Danh mục vật tư được thiết lập cùng với bộ dữ liệu đầu kỳ, công việc này thường được giao cho đơn vị cung cấp phần mềm, (xem muc Tạo bộ dữ liệu đầu kỳ)

Trong quá trình sử dụng, danh mục sẽ được bổ sung khi viết phiếu nhập mã hàng mới, chưa có trong danh mục.

Nếu bạn muốn cập nhật các nội dung khác của danh mục vật tư như: thêm các nhóm hàng (nhóm cấp 1, hoặc nhóm cấp 2), chuyển mã hàng từ 1 nhóm sang nhóm khác, sửa tên hàng, đơn vị tính, danh điểm …vv thì phải vào chức năng

Danh mục -> Danh mục vật tư – hàng hóa

Duyệt danh mục vật tư xem các thông tin chi tiết

Màn hình hiển thị dữ liệu danh mục vật tư theo cấu trúc cây:

 

Nút gốc là <DANH MỤC VẬT TƯ – HANG HÓA> nằm ở góc cao bên trái,

- Các nút cành cấp 1 nằm phía dưới gốc thụt vào ½ cm, hiển thị nhóm câp 1

- Các nút cành cấp 2 nằm dưới nút cấp 1 thụt vào ½ cm hiển thi nhóm cấp 2

- Các nút lá nằm dưới nút cấp 2, hiển thị mã và tên vật tư chi tiết

Ở trạng thái ban đầu cây danh mục gồm nút gốc và các nút cành nhóm cấp 1

Để mở xem chi tiết một nhóm cấp 1, Click đúp vào nút nhóm đó, danh sách các nhóm con cấp 2 của nó được hiển thị bên dưới nhóm cấp 1.

Để mở xem chi tiết một nhóm cấp 2, click đúp vào nút nhóm đó, danh sách các mã vật tư chi tiết trong nhóm được hiển thị ngay dưới nhóm cấp 2 được mở.

Khi một nhóm được mở thì phía trước mã nhóm có kí hiệu dấu trừ (-), để đóng (không hiển thị chi tiết) một nhóm, click vào dấu trừ (-) đứng trước mã nhóm.

Để xem dữ liệu của một mã vật tư chi tiết, click đúp vào mã vật tư, các thông tin dữ liệu về vật tư sẽ được hiển thị nổi ngay chính giữa màn hình.

Bằng các thao tác như trên bạn có thể duyệt xem đến bất kỳ vị trí dữ liệu nào trên cây danh mục vật tư (các nhóm cấp 1, nhóm cấp 2 và vật tư chi tiết)

Bổ sung vật tư chi tiết vào danh mục

Để bổ sung thêm một mã vật tư chi tiết, trước hết phải di chuyển con trỏ đến 1 nhóm cấp 2 (sẽ bổ sung mã vật tư mới) và thực hiện các thao tác sau:

+ Nhân chuột phải để mở 1 thực đơn mới (ngay giữa màn hính), trong thực đơn này chọn mục: Thêm vật tư chi tiết.

+ Tiếp theo phần mềm mở một cửa sổ mới để nhập dữ liệu của vật tư cần bổ sung, trong đó mã vật tư đã được lập sẵn. Bạn cần nhập tên vật tư và các dữ liệu khác sau đó chọn <Ghi> để nạp vật tư mới vào danh mục, nếu không muốn bổ sung vật tư mơi, chọn <kết thúc> để quay lai.
Bổ sung Nhóm vật tư

Làm tương tự như Bổ sung vật tư chi tiết, nhưng thay vì đưa con trỏ đến một nhóm cấp 2 thì lần này bạn đưa đến một nhóm cấp 1 để bổ sung nhóm con cấp 2, hoặc nút gốc của cây danh mục để bổ sung nhóm cấp 1. Tiếp theo chọn mục Thêm nhóm trên thực đơn, các bước tiếp theo như phần thêm vật tư chi tiết.

- Sửa Tên vật tư, tên nhóm và các dữ liệu khác

Di chuyển con trỏ đến danh mục vật tư chi tiết/ hoặc nhóm cần sửa và thực hiện các thao tác sau:

+ Nhân chuột phải để mở một thực đơn mới (ngay giữa màn hính), trong thực đơn này chọn mục: Sửa thông tin về vật tư, nhóm vật tư.

+ Tiếp theo phần mềm mở một cửa sổ mới để bạn sửa các dữ liệu của vật tư / hoặc nhóm được chọn. Sau khi đã sửa dữ liêu chọn <OK> để lưu các thay đổi vào danh mục, nếu không muốn sửa dữ liêu, chọn <Cancel> để quay lai.

Đổi mã vật tư chi tiết (chuyển từ mộ