Hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý vật tư - kho MATMAN (P5)

VII. QUẢN TRỊ HỆ THỐNG, BẢO MẬT AN TOÀN DỮ LIỆU

6.1. Đăng nhập vào phần mềm

Để bảo mật và đảm bảo an toàn cho dữ liệu và phần mềm trong quá trình sử dụng, tất cả mọi người sử dụng phần mềm đều phải đăng ký trước với người quản trị hệ thống và được cấp một tài khoản sử dụng gồm: Tên đăng nhập và mật khẩu đăng nhập. Mỗi lần khởi động, phần mềm mở cửa số đăng nhập để kiểm tra tài khoản người dùng và xác định cơ sở dữ liệu mà người dùng muốn truy cập.

Tài khoản đăng nhập của người quản trị hệ thống được đặt sẵn trong phần mềm với các giá trị: Tên = SA, Mật khẩu (password) = để trống. Sau khi cài đặt phần mềm, lần đăng nhập đầu tiên bạn phải sử dụng tài khoản người quản trị hệ thống. Trong quá trình sử dụng, có thể thay đổi mật khẩu. nhưng không thể xóa hoặc thay đổi tên của người quản trị hệ thống.

Cửa số đăng nhập phần mềm có 2 phần:

- Phía trên là ô dữ liệu hiển thị thư mục chứa CSDL/ (hoặc tên máy chủ CSDL trong phiên bản SQL Server). Nếu ô này để trống bạn phải nhập dữ liệu vào hoặc click vào nút lệnh ở bên phải ô dữ liệu để chọn một thư mục.

- Phía dưới là 2 ô dữ liệu: Tên người dùng và Mật khẩu

Người sử dụng cần nhập tên và mật khẩu đăng nhập của mình, sau đó nhấn nút lệnh <Đăng nhập> để vào phần mềm hoặc <Cancel> để thoát ra.

Chức năng này làm nhiệm vụ tương tự nhân viên kiểm tra thẻ ra vào, nếu tên và mật khẩu đúng thì người sử dụng được vào phần mềm, ngược lại sẽ thông báo sai mật khẩu hoặc sai thư mục CSDL.

Sau khi đăng nhập thành công, trên thực đơn chính có mục:

Hệ thống -> Đăng nhập lại. Sử dung chức năng này để đăng nhập lại vào phần mềm bằng tài khoản người dùng khác, hoặc đăng nhập lại sau khi đã đăng kí License sử dụng phần mềm thành công.

6.2. Mở một năm dữ liệu

Dữ liệu của phần mềm được lưu và quản lý theo từng năm riêng biệt. Muốn xử lý dữ liệu của một năm, phần mềm phải thực hiện mở dữ liệu của năm đó.

Hầu hết các chức năng trên hệ thống thực đơn của phần mềm đều làm việc với năm dữ liệu đang mở, yêu cầu bạn phải mở một năm dữ liệu trước khi thực hiên công việc.

Để mở CSDL của một năm vào mục: Hệ thống -> Mở một năm dữ liệu

Cửa sổ mở năm dữ liệu gồm 2 ô: Phía trên hiển thị năm dữ liệu đang mở, phía dưới là ô chọn một năm dữ liệu đã có trong CSDL để mở làm việc.

Có 2 nút lệnh: <Mở> để mở năm dữ liệu mới, nếu nhấn <Mở> trong khi không chọn năm mới nào thì phần mềm sẽ đóng năm dữ liệu đang mở và không mở năm dữ liệu nào.

<Ra> sẽ đưa người dùng về trạng thái trước khi thực hiện chức năng này.

6.3. Khóa dữ liệu đầu kỳ và chứng từ xuất nhập

Dữ liệu tồn kho đầu kỳ và chứng từ xuất nhập kho là các loại dữ liệu gốc của hệ thống mà người sử dụng có thể truy cập và thay đổi được. Tất cả các dữ liệu khác trong cơ sở dữ liệu đều được tổng hợp từ các dữ liệu gốc. Bảo vệ cơ sở dữ liệu chính là bảo vệ 2 loại dữ liệu này.

Khi dữ liệu đến một tháng nào đó đã được nhập đầy đủ, công việc tổng hơp, lập báo cáo đã hoàn tất, Người quản trị không muốn dữ liệu bị thay đổi do vô tình hay cố ý của các nhân viên sử dụng, thì có thể khóa dữ liệu bằng chức năng này.

Vào mục thực đơn: Tổng hợp -> Khóa dữ liệu đầu kỳ và chứng từ xuất nhập

Để khóa dữ liệu đầu kỳ: Click ô chọn <Khóa dữ liệu đầu kỳ>

Để khóa dữ liệu chứng từ: nhập một tháng vào ô <Khóa chứng từ đến tháng>

Click <OK> để thực hiện khóa dữ liệu. <Cancel> để giữ lại trạng thái hiện tại.

6.4. Tạo năm dữ liệu mới

Nếu năm dữ liệu mà bạn muốn làm việc chưa có trong CSDL, sử dụng chức năng này để tạo một năm dữ liệu mới. Cửa sổ tạo năm dữ liệu mới có các ô dữ liêu:

<Đã có dữ liệu năm:> hiển thị các năm đã có dữ liệu trong CSDL

<Tạo mới dữ liệu năm:> để bạn gõ năm cần tạo mới

<Lấy danh mục từ năm trước:> Năm trước của năm tạo mới, có trong CSDL (nếu năm trước không có dữ liệu, ô này để trống)

Sau khi nhập năm cần tạo mới và kiểm tra xác định các thông tin trên các ô dữ liệu khác, nhấn nút <OK> để tạo năm dữ liệu mới / hoặc <Ra> để đóng lại.

6.5. Cập nhật thông tin đơn vị sử dụng

Thông tin về đơn vị sử dụng gồm:

+ Tên đơn vị sử dụng, Đơn vị cấp trên trực tiếp

+ Địa chỉ, Quận/Huyện, Tỉnh/T.Phố

+ Số điện thoại, số Fax, Email, Mã số thuế

Thông tin về phần mềm gồm:

+ Mã sử dụng, số License

+ Chế độ lưu dự phòng tự động

+ khoảng thời gian giữa 2 lần lưu

+ Thư mục đặt các file lưu

Thông tin về đơn vị sử dụng được hiển thị trên Logo của phần mềm. Tất cả các báo cáo và tài liệu in ra của phần mềm đều có in tên đơn vị sử dụng ở góc trên bên trái.

Phần mềm đặt sẵn các thông tin của Công ty CP phần mềm Thăng Long vào mục mục đơn vị sử dụng. Sau khi cài đặt phần mềm, sử dụng chức năng này để cập nhật các thông tin về đơn vị sử dụng mới.

Vào mục thực đơn: Hệ thống -> Cập nhật thông tin đơn vị sử dụng.

6.6. Cập nhật cấu trúc dữ liệu

Chức năng này được sử dụng để cập nhật cấu trúc CSDL khi nầng cấp bổ sung thêm chức năng mới của phần mềm mà vẫn bảo toàn nguyên vẹn các dữ liệu đã có.

Chú ý: Chỉ thực hiện chức năng này khi nhà cung cấp phần mềm (Công ty CP Phần mềm Thăng Long) gửi bản nâng cấp mới đến và yêu cầu thực hiện chức năng này.

6.7. Thay đổi mật khẩu, Email …

Người sử dụng sau khi đã đăng nhập thành công, có thể thay đổi các thông tin trên tài khoản sử dụng của mình (Họ tên đầy đủ, Email, mật khẩu ...)

Bạn hãy nhập các thông tin cần thay đổi vào các ô dữ liệu tương ứng và nhấn nút <Cập nhật> để hoàn tất công việc, nếu không muốn thay đổi nhấn nút <Hủy>

Chú ý: Sau khi đã thay đổi mật khẩu, kể từ lần đăng nhập sau phải sử dụng mật khẩu mới.

6.8. Quản lý người dùng và nhóm

Chức năng này làm nhiệm vụ đăng ký tài khoản sử dụng (tên đăng nhâp, tên đầy đủ, email, mật khẩu) cho tất cả những người sử dụng phần mềm. Quy trình đăng ký tài khoản gồm 2 bước:

- Đăng ký nhóm người dùng, mỗi nhóm gồm: Tên nhóm và Danh sách các chức năng của phần mềm bị cấm sử dụng đối với nhóm đó.

- Đăng ký tài khoản người dùng, mỗi tài khoản gồm: Tên đăng nhập, Tên đầy đủ, địa chỉ Email, mật khẩu đăng nhập và nhóm sủ dụng

Mỗi người dùng phải thuộc một nhóm đã được đăng ký, và có tất cả các quyền thực hiện các chức năng được quy định cho nhóm đó.

Của sổ quản lý người dùng và nhóm có 2 trang: <Người sử dụng> và <Nhóm sử dụng>.

Trên mỗi trang phía trên là các ô dữ liệu để nhập mới/ sửa dữ liệu của từng người/ nhóm. Phái dưới là danh sách người / nhóm sử dụng đã đăng ký. Các nút lệnh: <Mới>: để nhập một người sử dụng mới/ nhóm mới

<Sửa>: để sửa dữ liệu chi tiết của một người/ nhóm đang xem

<Xóa>: để xóa một người/ nhóm khỏi danh sách đăng ký.

Chú ý: - Chỉ xóa được các nhóm khi không còn thành viên nào trong nhóm (rỗng)

- Phần mềm tạo sẵn 1 nhóm sử dụng có tên = Admin, được quyền thực hiện tất cả các chức năng, và 1 tài khoản người dùng có tên = SA, mật khẩu để trống, thuộc nhóm ADMIN.

- Người quản trị hệ thống phải phải đăng nhập bằng tài khoản SA để tạo lập các nhóm người dùng khác và các tài khoản người dùng mới thuộc các nhóm.

6.9. Phân quyền xử lý dữ liệu cho người dùng và nhóm

Hệ thống phân quyền sử dụng phần mềm có các mức:

1. Phân quyền thực hiện các chức năng trên hệ thống thực đơn (menu) cho các nhóm người dùng: được thực hiện bởi chức năng Quản lý người dùng và nhóm, khi đăng ký nhóm mới

2.Phân quyền xử lý dữ liệu (nhập mới, sửa, xóa dữ liệu) cho người sử dụng và nhóm sử dụng khi thực hiện một chức năng trên thực đơn của phần mềm. Được thực hiện bởi chức năng này.

Phần mềm xử lý dữ liệu thông qua các của sổ màn hình được gọi là các Form. Có 3 quyền xử lý dữ liệu cơ bản là: Nhập dữ liệu Mới, Sửa dữ liệu và Xóa dữ liệu.

Chức năng này thực hiện việc phân quyền cấm nhập Mới, Sửa, Xóa dữ liệu cho từng người sử dụng/ nhóm sử dụng và đối với từng chức năng của phần mềm trên hệ thống thực đơn (menu) theo các nguyên tắc sau:

- Chỉ cần đăng ký những quyền bị cấm, được thực hiện tất cả các quyền không bị cấm.

- Một người dùng được thực hiện một quyền (nhập Mới /Sửa/Xóa) khi quyền đó không bị cấm đối với cả người đó và nhóm của anh ta.

Điều này có nghĩa là: nếu anh ta không bị cấm nhưng nhóm của anh ta bị cấm thì quyền đó cũng không được thực hiện và ngược lại nếu nhóm của anh ta không bị cấm nhưng chính anh ta bị cấm thì quyền cũng không được thực hiện.

Cửa sổ phân quyền xử lý dữ liệu gồm các phần tính từ trên xuống:

P1:
- dòng 1: 2 ô dữ liệu hiển thị tên người dùng hoặc nhóm đang được phân quyền

- Dòng 2: 1 ô dữ liệu hiển thị chức năng được phân quyền

- Dong 3 : 3 ô dữ liệu hiển thị trạng thái phân quyền Mới, Sửa, Xóa

P2: Danh sách phân quyền: các chức năng và trạng thái phân quyền đã được đăng ký

P3: Danh sách người dùng và nhóm đã đăng ký, gồm 2 trang: Người dùng / nhóm

Trình tự thực hiện các thao tác phân quyền :

(1): Chọn một người dùng hoặc nhóm từ danh sách để phân quyền (P3)

(2): Chọn chức năng (dòng 2), đặt trạng thái được phân quyền (dòng 3), nhấn nút <Thêm chức năng> để bổ sung vào danh sách phân quyền (P2)

(3): Lặp lại bước (2) để phân quyền chức năng khác và bổ sung vào danh sách phân quyền, sử dụng các nút <Bỏ khỏi danh sách> để xóa một phân quyền, <Ghi – Xem Sửa> để cập nhật trạng thái phân quyền của 1 chức năng.

(4): Lặp lại bước (1) – (3) để phân quyền cho người dùng/ nhóm khác.

6.10. Lưu dữ liệu ra đĩa

Chức năng này thực hiên lưu dữ liệu ra một vị trí tùy chọn trên các ổ đĩa để phục vụ cho mục đích dự phòng hoặc nạp vào một bản phần mềm ở chổ khác.

(1): Chọn năm cần lưu dữ liệu trong ô <Chọn năm lưu>

(2): Chọn thư mục lưu dữ liêu trong ô <Nơi lưu dữ liệu> (nhấn nút lệnh bên phải ô này).

(3) Nhấn nút lệnh <Lưu> để lưu dữ liệu

Lặp lại bước (1) – (3) để lưu dữ liệu cho các năm khác hoặc nhấn nút <Ra> để đóng của sổ lưu dữ liệu.

6.11. khôi phục dữ liệu từ file lưu – Xóa năm dữ liệu

- Trên cùng là ô dữ liệu danh sách các năm đã có dữ liệu trong CSDL do phần mềm cung cấp
Chức năng này thực hiên 1 trong 2 nhiệm vụ:

1. Khôi phục một năm dữ liệu từ file lưu (được tạo ra bởi hệ thống lưu tự động của phần mềm hoặc chức năng lưu dữ liệu ra đĩa). Trước hết tích vào <Khôi phục một năm dữ liệu> sau đó sử dụng 2 ô dữ liệu :

- Năm dữ liệu cần khôi phục: do người sử dụng nhập vào;

- File lưu (sử dụng để khôi phục dữ liệu): do người sử dụng chọn bằng cách nhấn nút lệnh bên phải

2. Xóa một năm dữ liệu đã có trong CSDL: Tích vào <Xóa một năm dữ liệu> sau đó chọn năm cần xóa trong ô <Xóa dữ liệu năm>

Nhấn nút <Thực hiện>: để khôi phục hoặc xóa năm dữ liệu được chọn

Chú ý: Nếu năm khôi phục dữ liệu trùng với 1 năm đã có trong danh sách phía trên, phần mềm sẽ cảnh báo và hỏi lại: Có ghi đè lên năm dữ liệu đã có hay không? Nếu đồng ý, dữ liệu khôi phục sẽ được ghi đè lên dữ liệu hiện có.

6.12. Đăng ký license sử dụng phần mềm

Khi phần mềm hết thời hạn sử dụng/chạy thử, các chức năng nghiệp vụ sẽ bị khóa lai, chỉ còn 2 mục thực đơn: Đăng nhập lại, Đăng ký License được mở để bạn đăng ký số License cho một thời hạn sử dụng mới.

Chức năng này cung cấp cho phần mềm số Liscense mới của bạn, để đăng ký vào cơ sở dữ liệu của nhà cung cấp bản quyền phần mềm qua mạng internet, nếu thủ tục đăng ký thành công, các chức năng nghiệp vụ sẻ được mở lại.

Để thực hiện chức năng này, máy tính phải được kết nối internet,

Vào chức năng: Hệ thống -> Đăng ký license

Nhập đầy đủ số License ghi trong hợp đồng vào ô dữ liệu <Số License>, -> Click <Đăng ký>

Bạn phải chờ phần mềm thực hiện đăng ký và thông báo kết quả. Nếu thành công, sau khi bạn đăng nhập lại, phần mềm chuyển sang chế độ làm việc có đăng ký bản quyền với đầy đủ tất cả các chức năng nghiệp vụ được mở.

Trong quá trình sử dụng phần mềm Phần mềm quản lý vật tư - kho MATMAN 2012 nếu có điều gì chưa rõ, xin gọi về các số máy sau để được giải đáp và tư vấn:

                                                  (024) 22213796 - (024) 22183322

                                                  0913. 380.140 (Mr Cận)

                                                  0913.520.030 (Mr Khôi)

Chúc quý khách thành công !

Xem thêm:

 

- Hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý vật tư - kho MATMAN

Hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý vật tư - kho MATMAN (P2)

Hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý vật tư - kho MATMAN (P3)

Hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý vật tư - kho MATMAN (P4)

- Hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý vật tư - kho MATMAN (P5)